Idzie wiosna, czas na zmiany. Może nadszedł czas, aby zmienić księgowość, kadry, biuro rachunkowe? Zredukować koszty, błędy oraz stres. I zająć się spokojnie biznesem

W ostatnich latach, coraz bardziej popularne staje się wyodrębnienie procesów, których realizacja może być przekazana na zewnątrz firmy. Najczęściej dotyczy to prowadzenia księgowości oraz prowadzenia kadr i płac, co jest słuszną koncepcją. Przepisy często się zmieniają, niezbędne jest ciągłe aktualizowanie wiedzy. Jest to czasochłonne, kosztowne oraz obarczone ryzykiem błędnego zinterpretowania przepisów. Tym bardziej, że czasem niemożliwe jest zweryfikowanie poprawności prowadzenia spraw księgowych i kadrowo-płacowych wewnątrz firmy.

Wiele firm stoi przed tym dylematem:

Czy przekazać sprawy kadrowo-płacowe i księgowe na zewnątrz? 

Czy warto? 

Czy można zaufać? 

Czy firma zewnętrzna, zadba odpowiednio o nasze interesy? 

Kto zrobi to lepiej, niż przysłowiowa Pani Ania?

Nie będę przekonywać do swoich racji, podam tylko kilka sytuacji z życia wziętych. Jeśli coś Państwu przypominają, może warto się zastanowić nad opcją outsourcingu procesów płacowych, kadrowo-płacowych czy księgowych.

Kilka przykładów z cyklu „Przychodzi pracownik do kadrowej”

• Pracownik prosi o zaświadczenie. Musi prosić, bo kadrowa zajęta. Najpierw ta każe poczekać za drzwiami, a później oświadcza, że będzie za tydzień. A Ty człowieku starasz się o kredyt, bardzo Ci zależy. Ale nic nie możesz zrobić. Zaciskasz pięści i czekasz. Przecież nie zadrzesz z kadrową, bo będziesz skończony.
  
• Pracownik był na zwolnieniu lekarskim. Dostał wynagrodzenie, ale mu się nie zgadza. Dzwoni do kadrowej. Ta jak nie odwarknie, że wszystko się zgadza, po co dzwoni - jak się nie zna! Po kilku miesiącach nerwów oraz walk, okazuje się wreszcie, że „program źle policzył”. Nawet nie przeprosi, bo to przecież nie jej wina.
• Wynagrodzenia są wypłacane do 10 następnego miesiąca. Pracownicy chcieli by otrzymać wynagrodzenie wcześniej, bo to i marzec był długi i Wielkanoc się zbliża. Pieniądze na wynagrodzenia są, można by wypłacić wcześniej, prezes się zgodzi. Ale co? Plebs będzie mówił kadrowej, co ma robić? Niedługo na głowę wejdą. Jak chce się świętować, to trzeba oszczędzać. Prezesowi się powie, że nie ma czasu, bo ZUS-y, zestawienia i takie tam. A tymczasem podzwoni się po znajomych, zagra w pasjansa, a i PIT-y rodziny trzeba rozliczyć. Bo w domu nie ma czasu i zwrot podatku by się przydał. Bo święta za pasem.

Czego oczekuje pracownik?

Godziwego wynagrodzenia, terminowych wypłat wynagrodzeń, godnego traktowania, załatwiania spraw, które są dla niego ważne. Traktowania po ludzku.

Firma to ludzie. A jak ludzie niezadowoleni, to odejdą. A teraz znów nadchodzi czas pracownika. Firmy szukają pracowników, nie mogą znaleźć. Czy warto ryzykować odejście ludzi? Może lepiej o nich zadbać, okazać im należny szacunek. To nic nie kosztuje. 

Dewizą działu obsługującego pracowników naszych klientów jest: „traktuj pracownika tak, jakbyś sam chciał być potraktowany”. A co najdziwniejsze, tak działając: pracownicy nam dziękują. Za co się pytam? Przecież to wszystko im się należy.

Sytuacja pt. „Jak ładnie wszystko powpinane do segregatorów”

Przejęliśmy dokumenty od klienta. Jak ładnie wszystko wyglądało. Segregatory w ładnych pastelowych kolorach. Każdy kolor to inne dokumenty: faktury sprzedaży, faktury zakupu, wyciągi bankowe, raporty kasowe, VAT. Wow! A etykiety? Wszystkie w tym samym stylu. Jak równiutko powycinane. 

A w środku? Też ładnie. Przekładki, przekładeczki, karteczki. Tylko co z tego? Przecież to nie przedszkole, wycinanki nie są najważniejsze. Estetyka ważna, ale nie najważniejsza. 

Najważniejsza jest poprawność. Właściwe księgowania, poprawnie przygotowane deklaracje podatkowe, prawidłowo obliczone zaliczki na podatek.  A poza tym: porządek w rozrachunkach. Żeby było wiadomo, co kto komu jest winien. A co kto ma (taki żarcik księgowy). 

No i okazało się, że tu porządeczku już nie ma. A wręcz przeciwnie. Nie ujęta sprzedaż w deklaracji VAT, a to co ujęte, to z błędną strukturą. Ile korekt: to raz. Ale te odsetki! Kto za to zapłaci? Dobrze chociaż, że okazało się, że klienci klienta wiszą mu kilkadziesiąt tysięcy, o czym nie miał pojęcia. Dobrze, bo będzie miał z czego zapłacić podatek. Źle, bo powinno to być dawno wyczyszczone. A Pani Ania mówiła, że ma wszystko pod kontrolą. Ciekawe czyją?  

Niektórzy twierdzą, że „jak by było coś źle, to na pewno przyszłaby kontrola”

Klient miał nam przekazać pliki do importu, do naszego systemu kadrowo-płacowego. Nie zrobił tego, bo nie umiał wygenerować. To jeszcze możemy zrozumieć. Zdarza się. Trzeba zakasać rękawy i wklepywać ręcznie.

Więc wklepujemy. I co się okazuje? 

• Nadgodziny nie weszły do podstawy wynagrodzenia urlopowego. O podstawie wynagrodzenia chorobowego nie wspominając.
• Pakiet medyczny był. I dla pracownika i dla rodziny. Za rodzinę potrącali na liście płac. A za pracownika? Ani nie potrącali, ani nie doliczali do przychodu. A dodam, że nie była to medycyna pracy.
• Wszyscy mieli uwzględnianą ulgę podatkową. Jak jeden mąż. Więc sprawdzam akta osobowe. A tu co widzę? Jeden nie złożył PIT-2 w ogóle, drugi wskazał, że prowadzi działalność gospodarczą, trzeci, że otrzymuje emeryturę. Dokumenty ładnie powpinane, równiutko. Tylko co z tego, skoro błędnie ujęte na listach płac?
• Nie policzono zaliczki na podatek od umowy o dzieło. I zaznaczam, że to nie żaden obcokrajowiec, nierezydent, z certyfikatem rezydencji swojego kraju, gdzie ewentualnie można by się zastanawiać, nad zastosowaniem umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zwykły Polak, szary obywatel, podatnik. U niego brutto=netto. Też bym tak chciała.
• Nie zgadzały się składki ZUS na liście płac. Szukam, sprawdzam o co chodzi. Zaglądam do Płatnika. A tu co? Tej osoby w ogóle nie ma na deklaracji RCA. Na RZA też nie. Pewnie wyskoczył błąd, więc co było robić? Jak się nie wie co: to usunąć. Typowe zachowanie. A najlepsze, że nie wyszedł błąd w księgowości. Bo ta: nie sprawdzała list płac z deklaracją DRA. O zgodności w płatnościach nie wspominając.

Takie przykłady można mnożyć. Ja rozumiem, że w dobie komputerów, to już nie kadrowe rozliczają wynagrodzenia, ale operatorzy. Ale i od operatora należałoby wymagać jakiejś tam dokładności, weryfikacji, sprawdzenia. Chwili refleksji nad sytuacją.

Zdarzają się opinie, że jeśli byłoby coś źle, to przyszłaby kontrola. A prawda jest taka, że kontrola często przychodzi na wniosek czy skargę pracownika. A jeśli przyjdzie tzw. planowa kontrola, to wtedy do korekty jest już wiele lat. Wtedy to dopiero jest dużo pracy. I tu „operator” nie podoła. A oprócz tego: dopłaty, odsetki, wyrównania. Dużo kosztów, dużo nerwów, dużo czasu. Może nie warto czekać na kontrolę?

Zasiałam ziarno niepokoju? Nie to było moim zamiarem. Chodzi mi o refleksję. Zastanowienie się, czy na pewno wszystko jest w porządku i czy na pewno kadry i księgowość wewnątrz firmy to lepsze rozwiązanie. Nie neguję, że czasem lepsze, czasem wręcz niezbędne. Ale w wielu przypadkach, bardziej odpowiednie będzie przekazanie odpowiedzialności za poprawność rozliczeń na zewnątrz. Firmie outsourcingowej, księgowej, do biura rachunkowego. Fachowcom w swojej dziedzinie, kontrolowanym przez fachowców. Niech każdy się zajmie tym, w czym jest najlepszy. Wtedy świat będzie lepszy. Jak ładnie się zrymowało:-)