Korekty ZUS - Część 2 - Jak skorygować brak raportu?

ZAWIADOMIENIE O BŁĘDACH W DOKUMENTACH ZŁOŻONYCH ZA UBEZPIECZONYCH

Jest to dokument, który przyczynia się czasem do palpitacji serca przedsiębiorców, dyrektorów firm oraz pracowników komórek płacowych i księgowych. Nie ma się co denerwować. Takie pismo z ZUS nie oznacza jeszcze kontroli ZUS, nie przypina łatki „nieuczciwa firma”, nie przekreśla osoby zajmującej się sporządzaniem deklaracji ZUS. Co prawda, przy należytej staranności, udałoby się uniknąć błędów i pisma z ZUS, ale trudno: mleko się wylało, bierzemy się za korekty.  

Zawiadomienie o błędach przesyłanych przez ZUS dotyczy różnych przypadków. Ale najpierw zajmę się informacją o braku raportów imiennych we wskazanych przez ZUS okresach rozliczeniowych.

Jeśli ZUS poinformuje płatnika o braku raportów imiennych za danych okres, to przed wykonaniem korekty sugeruję najpierw przeanalizować sytuację, sprawdzić jak wygląda historia zatrudnienia i wynagrodzenia osoby w programie kadrowo-płacowym, zajrzeć do akt osobowych oraz dokonać analizy umów cywilnoprawnych osoby wskazanej w piśmie.

W zależności od przyczyny braku raportów, korekta deklaracji rozliczeniowej będzie wyglądać inaczej, co pokrótce przedstawię poniżej.

1.Pracownik lub zleceniobiorca nie otrzymał wynagrodzenia za dany okres i nie został sporządzony tzw. raport „zerowy”. 

Najczęściej występuje: gdy wynagrodzenia w danej spółce są wypłacane do 10 następnego miesiąca, a osoba ubezpieczona  zaczęła w danym miesiącu pracę.

Sposób naprawienia błędu: należy przygotować korygującą deklarację rozliczeniową za dany okres, dołączyć raport za osobę ubezpieczoną z prawidłowym kodem (np. 011000, 041100) oraz podstawami składek „0”.

2.Pracownik lub zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie w danym miesiącu, zostały policzone składki ZUS, ale z jakiegoś powodu nie został dołączony (zaciągnięty) do deklaracji za dany okres.

Najczęściej występuje: gdy osoba nie ma wprowadzonych w programie kadrowo-płacowym identyfikatorów PESEL lub nr paszportu (w przypadku obcokrajowców). W momencie importu do Płatnika, taki raport jest pomijany.

Sposób naprawienia błędu: należy przygotować korygującą deklarację rozliczeniową za dany okres, dołączyć raport za osobę ubezpieczoną z prawidłowym kodem (np. 011000, 041100) oraz podstawami składek, od których zostały naliczone składki ZUS. Następnie należy przeliczyć raport (RCA lub RZA) oraz deklarację DRA.

Ważne! Przygotowując korektę deklaracji rozliczeniowej bezpośrednio w programie Płatnik, należy pamiętać o tym, że składkę na FP i FGŚP należy policzyć ręcznie.

3.Pracownik lub zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie w danym miesiącu, ale nie zostały policzone składki ZUS i nie został dla tej osoby przygotowany raport.

Najczęściej występuje: gdy osoba nie ma „podpiętego” ubezpieczenia w programie kadrowo-płacowym. Często zdarza się w związku z tym, że nie zostają policzone składki ZUS, lista płac jest błędna, a pracownik lub zleceniobiorca otrzymuje wyższą kwotę netto.

Sposób naprawienia błędu: należy przygotować korygującą deklarację rozliczeniową za dany okres, dołączyć raport za osobę ubezpieczoną z prawidłowym kodem (np. 011000, 041100) oraz podstawami składek, od których powinny zostać naliczone składki ZUS. Następnie należy przeliczyć raport (RCA lub RZA) oraz deklarację DRA. 

UWAGA! Oprócz korekty ZUS należy przygotować także korektę listy płac.

4.Pracownik lub zleceniobiorca został zgłoszony do ubezpieczenia  z innym kodem, niż widnie na miesięcznym raporcie rozliczeniowym.

Najczęściej występuje: gdy osoba jest zgłaszana do ubezpieczenia z kodem 011000 lub 041100, bez informacji o tym, że pobiera emeryturę czy rentę i bez informacji o stopniu niepełnosprawności, a w raporcie rozliczeniowym jest wykazana z kodem świadczącym o pobieraniu emerytury, renty czy stopniu niepełnosprawności. Może się także zdarzyć sytuacja odwrotna.

Sposób naprawienia błędu: należy przygotować korygującą deklarację rozliczeniową za dany okres, dołączyć raport za osobę ubezpieczoną z prawidłowym kodem oraz podstawami składek, od których zostały naliczone składki ZUS. Jednocześnie należy wycofać raport z błędnym kodem.

Ważne! Aby wycofać raport z błędnym kodem, należy raport z błędnym kodem „wyzerować”. Oznacza to, że składa się 2 raporty za daną osobę: z prawidłowym kodem i ze składkami ZUS oraz z błędnym kodem i z podstawami składek „0”.

Zdarza się, że ZUS informuje o tym, że brakuje raportu rozliczeniowego, ale po analizie okazuje się, że raportu wcale nie powinno być. Czy to oznacza, że ZUS nie ma racji? Po części tak. Może się okazać, że brakuje wyrejestrowania. Kilka praktycznych wskazówek dotyczących sposobu postępowania z tego typu przypadkami,  przekażę w kolejnej części dotyczącej korekt ZUS.