Uzyskanie dostępu do KSeF i nadawanie dalszych uprawnień

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur mają zarówno osoby fizyczne jak i inne podmioty. Jednak, aby móc skorzystać z KSeF niezbędne jest poświadczenie swojej tożsamości w systemie. W poniższym artykule omówione zostały podmioty uprawnione do działania w KSeF oraz sposoby uwierzytelniania w tym systemie.

Podmiotami uprawnionymi do działania w KSeF są:

• bezpośrednio podatnik lub komornik sądowy/organ egzekucyjny;
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - uprawnione przez podatnika
  w zakresie nadanych uprawnień;
• osoba fizyczna/podmiot niebędący osobą fizyczną - wskazane w imieniu podatnika przez osobę fizyczną, która posiada uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień, nadane
  w imieniu tego podatnika, w zakresie nadanych uprawnień;
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika został wskazany przez osobę do tego uprawnioną jako uprawniony do wystawiania lub odbierania faktur, wyłącznie w zakresie wystawiania lub odbierania faktur podatnika;
• osoba fizyczna wskazana przez komornika sądowego w zakresie wystawiania faktur;
• osoba fizyczna reprezentująca organ egzekucyjny;
• osoba fizyczna wskazana w imieniu organu egzekucyjnego w zakresie wystawiania faktur.

Do uwierzytelnienia w KSeF można użyć: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em. Ponadto autoryzacja w KSeF może być również wykonana za pomocą tokena, czyli ciągu znaków alfanumerycznych, którego generuje się bezpośrednio z systemu KSeF. W tej metodzie nie trzeba podawać danych osobowych konkretnej osoby, a więc jest ona uniwersalna.

Wybrana forma uwierzytelniania jest zależna od rodzaju firmy. Podczas analizy warto rozróżnić autoryzację osób fizycznych oraz podmiotów niebędących osobami fizycznymi, czyli np. spółek. Za pojęciem osoby fizycznej może się kryć zarówno osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, jak również księgowa z biura rachunkowego czy też pracownik firmy będącej podatnikiem.

W przypadku podatnika, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą uprawnienia o charakterze właścicielskim są nadawane automatycznie. Osoba ta nie musi zgłaszać tego faktu do urzędu. Wystarczy, że zautoryzuje się w systemie za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli taka osoba nie posiada podpisu elektronicznego z numerem PESEL lub NIP, ma ona możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pomocą zawiadomienia ZAW-FA, aby przypisać podpis do siebie. Natomiast osoby trzecie, czyli osoby inne niż przedsiębiorca mogą uzyskać dostęp do konta przedsiębiorcy za pomocą profilu zaufanego, własnego podpisu kwalifikowanego oraz tokena.

Autoryzacja spółek jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ posiadają one pierwotne uprawnienia właścicielskie w KSeF tylko jeśli posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP. Natomiast, drugą metodą jest wybranie reprezentanta oraz zgłoszenie go poprzez zawiadomienie ZAW-FA. Za pomocą tego zawiadomienia, można nadać uprawnienia tylko jednej osobie, natomiast ta osoba może nadawać uprawnienia kolejnym osobom. Przykładowo, jeżeli firmę prowadzi dwóch wspólników, to jeden z nich może być zgłoszony poprzez zawiadomienie ZAW-FA, a następnie nadać uprawnienia drugiemu. W sytuacji, kiedy firma lub osoba fizyczna chciałaby przydzielić dostęp do swojego konta w systemie innemu podmiotowi, np. firmie księgowej, to na etapie nadawania uprawnień przypisuje je do wybranego podmiotu. Natomiast, w tej sytuacji wskazany podmiot, musi posługiwać się pieczęcią z numerem NIP, aby mógł skorzystać z konta firmy, która nadała mu uprawnienia.