Zaczynasz zatrudniać pracowników. Zderzenie rzeczywistości z wyimaginowanym światem idealnym.

Żeby było jasne – uważamy, że wszystko należy robić terminowo i prawidłowo. I gdy prowadzenie spraw pracowniczych trafia do naszego biura rachunkowego, to właśnie tak jest. Dokładamy wszelkich starań, aby dochować wszystkich terminów, aby dokumenty były prawidłowe i kompletne, wszelkie niezbędne informacje trafiły do urzędów i do zarządów klientów, a ich pracownicy mieli poczucie, że zostali dobrze obsłużeni przez kadrową.

Ale widzimy co się dzieje na rynku i w jakim stanie przejmujemy dokumenty od nowych pracodawców. Oczywiście wiele tematów można później wyprostować, dokumenty dorobić, odsetki zapłacić. Ale są takie sprawy, które dla własnego bezpieczeństwa przedsiębiorca powinien zrobić w pierwszej kolejności. Poniżej przedstawię na co na początek zwrócić uwagę i co od razu zrobić prawidłowo, a które tematy można na jakiś czas odłożyć na bok.

Nie jest tajemnicą, że najważniejszy jest pomysł na biznes. Jak już znajdziesz tę niszę, w której chcesz się poruszać, zrobisz rozeznanie na rynku i zgromadzisz mniejszy lub większy kapitał na start, to możesz ruszać. No ale nie zawsze wszystko zrobisz sam. Może na początek tak, ale później potrzebni będą ludzie, którzy twój pomysł wprowadzą w życie. I nie oszukujmy się, którzy będą pracować na twój sukces.

No więc chcesz lub nie chcesz, ale musisz zatrudnić pierwszych pracowników. Coś tam słyszałeś o jakiś formalnościach, ale nie masz na razie do tego głowy, czasu i pieniędzy. Jak będzie chwila czasu, to się zrobi. Teraz jest najważniejsze żeby się działo, bo biznes nie poczeka. W sumie prawda, bo bez klientów długo nie pociągniesz, a biznes nie znosi próżni. Niestety wiele firm nie przeżywa pierwszego roku, dlatego przede wszystkim trzeba skupić się na biznesie.

Ale żeby uchronić się przed ogromnymi karami finansowymi a nawet odpowiedzialnością karną, proponowałabym zadbać na początek o kilka ważnych spraw.

• Jeśli zatrudniasz obcokrajowca, to najpierw postaraj się o legalizację jego zatrudnienia. W zależności od sytuacji może to być oświadczenie lub zezwolenie na pracę. Na początek możesz skorzystać z pomocy firm specjalizujących się w tym temacie.
• Wyślij pracownika na badania lekarskie do lekarza medycyny pracy. To jest podstawa i priorytet. Absolutnie nie dopuszczaj pracownika do pracy bez ważnych badań. Jeśli będzie pracować przy komputerze, zaznacz to w skierowaniu na badania. Jeśli jeździć będzie samochodem, to też trzeba to zaznaczyć. To takie najczęstsze zagrożenia dla pracowników biurowych i sprzedażowych. Jeśli to ma być praca na produkcji lub w magazynie, to dochodzi jeszcze szereg dodatkowych zagrożeń. Żeby nie zaciemniać sytuacji, to na tym etapie pominę szczegóły. Mój cel jest taki, aby uświadomić przedsiębiorcę: nie zatrudniaj pracownika bez badań. Dlaczego? Nie chodzi tylko o Państwową Inspekcję Pracy, bo karę można przeboleć. Ale jeśli zdarzy się wypadek przy pracy (samochodowy, w magazynie, na produkcji) to nie tylko zapłacisz odszkodowanie pracownikowi, zwrócisz do NFZ koszty leczenia, ale także będziesz płacić rentę pracownikowi do końca życia lub jego rodzinie, jeśli pracownik nie przeżyje. Jeśli pracownik miałby badania, to wszelkie opłaty pokryłby ZUS. A tak pokryjesz je z własnej kieszeni. No i możesz skończyć w więzieniu. Warto? Spokój kosztuje jakieś 100-200 złotych za 1 pracownika.
• Podpisz z pracownikiem umowę o pracę, zanim dopuścisz go do pracy. Nie umiesz? Nie masz księgowej? To nic. W internecie są darmowe wzory, z których możesz skorzystać. Nie wydawaj pieniędzy na drogich prawników, którzy stworzą umowę na 30 stron i za każdą stronę każą zapłacić jak za zboże. Bo to naprawdę nie jest potrzebne. Jeśli nie masz dostępu do internetu, to spisz umowę na kartce w kratkę. Kto z kim zawiera umowę, od kiedy do kiedy, gdzie będzie świadczona praca, na jakim stanowisku i jakie będzie wynagrodzenie. Najlepiej żeby wpisać kwotę brutto. Ale jeśli nie wiesz jak to obliczyć, to wpisz kwotę netto. To nie jest zakazane. Tylko zaznacz, że to kwota netto, żeby nie było wątpliwości. Potem się zrobi aneks, jeśli będzie taka potrzeba. Ale nikt nie zarzuci, że pracownik pracuje bez umowy.
• Zrób szkolenie BHP. Koniecznie zanim dopuścisz pracownika do pracy, czyli najlepiej w pierwszym i drugim dniu pracy. Są firmy, które robią szkolenie BHP nawet dla jednej osoby. Czasem przyjeżdżają na miejsce. Ceny są różne, ale powinieneś się zmieścić w kwocie 50-80 złotych za osobę. Nie daj się naciągnąć na większe koszty. Chyba, że to szkolenie z dojazdem, to wiadomo że czas i paliwo kosztują. W internecie łatwo znaleźć kontakt do BHP-owców. Szkolenie BHP jest bardzo ważne, bo podobnie jak w przypadku braku badań lekarskich, jeśli pracownik nie ma szkolenia BHP, to w razie wypadku w pracy lub w delegacji płacisz sam za wszystko.

 Jeśli nie masz czasu na więcej, to minimum zrobiłeś. A jeśli znajdziesz trochę czasu, to staraj się prostować kolejne tematy. To są sprawy ważne i terminowe, ale w mojej ocenie nie priorytetowe. Jeśli nie ma innego wyjścia, to zrób to z kilkudniowym czy nawet kilkumiesięcznym poślizgiem. Co więc jeszcze musisz zrobić?

• Zgłosić firmę do ZUS na druku ZUS ZPA lub ZUS ZFA. Termin to 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika lub zleceniobiorcy. Ale nie znam przypadku, żeby ZUS karał za zgłoszenie po terminie.
• Zgłosić pracownika do ZUS na druku ZUS ZUA. Termin to 7 dni od dnia zatrudnienia. Nawet jeśli zrobisz to po terminie, to pracownik nic na tym nie straci, a ZUS też nie powinien cię ukarać.
• Wręcz pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia. Ustawowy termin to 7 dni od dnia podpisania umowy o pracę.
• Zapłać pracownikowi wynagrodzenie. Maksymalny termin wynikający z Kodeksu pracy, to 10 dzień następnego miesiąca. Jeśli nie zdążyłeś z terminem, to powinieneś zapłacić pracownikowi odsetki za zwłokę. Wynagrodzenie możesz zapłacić  pracownikowi przelewem lub gotówką. Jeśli zapłacisz gotówką, to zadbaj o potwierdzenie odbioru pieniędzy. Wystaw KW lub poproś o napisanie oświadczenia wraz z kwotą i datą odbioru gotówki oraz przypilnuj, żeby pracownik potwierdził to własnoręcznym podpisem.
• Złóż deklarację rozliczeniową ZUS DRA i RCA za wszystkich pracowników. Termin to 15 dzień następnego miesiąca po zatrudnieniu pierwszego pracownika i trzeba to robić co miesiąc. Jak zatrudniasz do 5 pracowników, to możesz to zrobić ręcznie i w formie papierowej. W ZUS-ie na pewno panie lub panowie z okienka pomogą. Można też wysłać deklarację elektronicznie, korzystając z Płatnika ZUS lub przez portal PUE. Jeśli nie składałeś deklaracji za kilka miesięcy, to zrób to za wszystkie miesiące wstecz i dopłać odsetki za zwłokę.
• Zapłać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek od wynagrodzeń. Termin to 20 dzień następnego miesiąca. Jeśli nie zdążyłeś, zapłać też odsetki.

Masz czas na pozostałe formalności? Oto co jeszcze trzeba zrobić:

• Przekaż pracownikom dokumenty do wypełnienia. Wzory dokumentów są określone w przepisach. Pamiętaj, że nie można wziąć od pracownika za dużo informacji. Poza przepisami prawa pracy, ogranicza nas tu RODO.
• Przygotuj ocenę ryzyka zawodowego. Możesz zlecić to firmie zajmującej się BHP lub zatrudnić BHP-owca na etat. Będzie to kosztować kilkaset złotych.
• Oblicz ile pracownik ma do wykorzystania dni urlopu i przekaż mu taką informację.
• Spytaj czy pracownik nie chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego swoich członków rodziny. To nic nie kosztuje. Ani ciebie, ani pracownika. Takiego zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZCNA.
• Ułóż akta osobowe. Pamiętaj o części A, B i C.
• Zrób listę obecności, ewidencję czasu pracy lub w inny ustalony sposób rejestruj czas pracy.
• Po roku pracy wyślij pracownika na szkolenie BHP okresowe. Jeśli pracownik jest kierownikiem, to jest na to czas tylko 6 miesięcy od zatrudnienia.
• Jeśli rozstajesz się z pracownikiem, zadbaj o dokument rozwiązujący umowę. Wystaw świadectwo pracy i wyrejestruj pracownika z ZUS.
• Po zakończeniu roku wystaw PIT-4R i PIT-11. 

Jest jeszcze kilka spraw, które trzeba załatwić, ale bez dobrej kadrowej, dobrej księgowej lub dobrego biura rachunkowego tego nie zrobisz. Bo jeśli nie są dobrzy to ich nie zatrudniaj. Sam zrobisz to lepiej. No i będzie taniej. Poszukaj na spokojnie kogoś, kto spełni twoje wymagania i standardy których wymagasz. Popytaj znajomych, może mogą kogoś polecić. Poszukaj w internecie, zapoznaj się z opiniami. Daj ogłoszenie o pracę na stanowisko specjalista ds. kadr i płac oraz księgowa. Poproś o referencje. Są też profesjonalne firmy, które rekrutują pracowników do działów finansowych i HR. Mają w tym doświadczenie, ale za swoje usługi żądają wynagrodzenia w granicach 1-3 miesięcznych wynagrodzeń pracownika. Może to kosztować od kilku do kilkunastu tysięcy, dodatkowo trzeba zapłacić pensję od kilku do kilkunastu tysięcy miesięcznie, więc na początek warto skorzystać z outsourcingu. Ceny zaczynają się od kilkuset złotych miesięcznie przy niewielkim zatrudnieniu i małej ilości dokumentów, więc nie obciążysz znacząco budżetu.

Pamiętaj, że jeśli prowadzisz firmę jednoosobowo w formie działalności gospodarczej, lub jesteś jednoosobowym wspólnikiem spółki z o.o., wspólnikiem spółki cywilnej, komandytowej albo partnerskiej, to sam też musisz zgłosić się do ZUS-u oraz co miesiąc opłacać składki.