Delegacje krajowe i zagraniczne - zmiany od 1 marca 2013 roku

Wprowadzono kilka istotnych zmian dotyczących rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Zmiany dotyczą m.in. wysokości diet, sposobu rozliczania kosztów wyżywienia i noclegów oraz wprowadzenia częściowej diety w czasie podróży krajowych. Ponadto doprecyzowano walutę rozliczenia podróży zagranicznych oraz możliwość wskazania więcej niż jednego państwa docelowego, w przypadku podróży zagranicznej do 2 lub więcej państw.

Długo oczekiwane zmiany przepisów, dotyczących podróży służbowych krajowych i zagranicznych weszły w życie z dniem 1 marca 2013 roku. Dotychczas kwestie rozliczania podróży służbowych były regulowane w dwóch rozporządzeniach, odrębnie dla podróży na terenie kraju oraz dla podróży poza granicami kraju. Obecnie obowiązuje jedno rozporządzenie, w którym są zawarte zasady rozliczania podróży służbowych, niezależnie od tego czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna.

Istotną zmianą w przypadku delegacji krajowych jest zmiana wysokości diety oraz wysokości ryczałtów, które są obliczane na podstawie wysokości diety.

Nowością w rozliczaniu diet należnych za czas podróży krajowych, jest sposób zmniejszania diet, w zależności od rodzaju zapewnionych bezpłatnych posiłków. Podobny sposób pomniejszania diet funkcjonował dotychczas tylko w przypadku rozliczania diet za czas podróży zagranicznych.

Do 28 lutego 2013 roku, jeśli w czasie podróży krajowej pracownikowi zapewniono tylko jeden lub dwa posiłki, to nadal zachowywał prawo do pełnej diety. W praktyce często nie było możliwości zapewnienia pracownikowi pełnego wyżywienia, a jeśli pracownik miał zapewnione np. śniadanie i obiad, a kolację musiał sobie zorganizować we własnym zakresie, to należała mu się pełna dieta. W ocenie pracodawców, konieczność wypłacania diety w pełnej wysokości 23 zł, tylko za samą kolację, była niesprawiedliwa a stawka nieproporcjonalnie wysoka. Natomiast pracownicy zwracali uwagę na za niskie w ich ocenie stawki diet.         

Ważne! Dieta to nie rekompensata pełnych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej, a jedynie rekompensata zwiększonych kosztów wyżywienia.

Postulaty pracodawców zostały wysłuchane i wprowadzono zasady zmniejszania diet, o ilość zapewnionych posiłków. Dokonując rozliczenia delegacji należy sprawdzić, czy pracownik w czasie podróży służbowej miał zapewnione jakieś posiłki. Często w cenie noclegu jest zapewnione śniadanie. Oprócz tego pracownicy korzystają z posiłków, na które przedstawiają fakturę. Dlatego należy uświadomić pracownikom nowe zasady rozliczania delegacji i dopilnować, aby właściwie rozliczali delegacje.

Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Śniadanie:   25% diety

Obiad:           50% diety

Kolacja:        25% diety

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby  wypłacić pracownikom wyższe kwoty niż to wynika z rozporządzenia, ale nadwyżki ponad przysługujące diety będą dla pracowników przychodem.

Ważne! Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników są zwolnione ze składek ZUS i podatku, ale tylko do wysokości określonych w rozporządzeniu.

Aby uniknąć opodatkowania i oskładkowania zwróconych pracownikom kosztów delegacji, nie należy przekraczać limitów określonych w przepisach. Jeśli firma zdecyduje się zwrócić pracownikom koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych faktur, a oprócz tego wypłaci pełne diety, to po stronie pracownika powstanie przychód. Przychód powstanie także w sytuacji wypłaty diet, wg wyższych stawek niż to wynika z przepisów.

Nowością we wprowadzonych przepisach jest ustalenie limitu zwrotu za nocleg, w przypadku przedstawienia przez pracownika rachunku za nocleg.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, za nocleg podczas służbowej podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej niż za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

UWAGA! Ustalono limit zwrotu za jedną dobę hotelową w wysokości 600 zł.

Zostawiono co prawda furtkę, w postaci zapisu, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Jednak ze względu na to, że przepis jest nowy, nie wiemy jak będą ten zapis interpretować urzędy skarbowe i ZUS. Czy nie uznają, że zwrot kosztów noclegu ponad limit 600 zł będzie przychodem dla pracownika; kwestionując zasadność tak wysokiego kosztu noclegu?

podstawa prawna:

• art. 77⁵ § 3-5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
• art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych a dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. nr 80, poz. 350 z późn. zm.)
• § 7 ust. 1-5, § 8 ust. 1, § 9 ust. 1, § 13 ust. 2  rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167)
• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.)