Korekty ZUS - Część 1 - Jak uniknąć korekt ZUS

Korekty ZUS spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom, pracownikom działów kadrowo-płacowych i działów księgowości. Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że korekt ZUS da się uniknąć. Niezbędna jest do tego wiedza na temat przepisów, funkcjonowania systemu Płatnik oraz staranność w wywiązywaniu się z obowiązków względem ZUS.

Jeśli chcesz uniknąć korekt, stosuj się do poniższych wskazówek:

• Zgłoszenia do ZUS rób terminowo, w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia lub zwolnienia pracownika, zleceniobiorcy czy innej osoby ubezpieczonej.
• Sprawdzaj zgłoszenia ZUS w Płatniku, po zaimportowaniu ich z systemu kadrowo-płacowego: dane identyfikacyjne i adresowe osoby ubezpieczonej, datę zgłoszenia do obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń, kod ubezpieczenia.
• Przed wysyłką deklaracji rozliczeniowej ZUS, bezwzględnie sprawdzaj, czy osoby wykazane na RCA i RZA zostały zgłoszone na drukach ZUA i ZZA.

Ważne! W trakcie importu deklaracji rozliczeniowej dobrze jest wygenerować raport z importu. Jeśli w raporcie zostaną wykazane osoby, dla których zostały założone kartoteki dla osób ubezpieczonych, to oznacza że te osoby nie zostały zgłoszone do ZUS. 

W takim przypadku najlepiej przerwać import, dokonać zgłoszenia osoby ubezpieczonej i wysłać zgłoszenie do ZUS. Następnie należy zaimportować deklarację rozliczeniową, a z wysyłką wstrzymać się około 7 dni. Wstrzymanie się z wysyłką jest wskazane tylko wówczas, jeśli do tego czasu nie minie ustawowy termin na złożenie deklaracji.

Ważne! Nie wysyłaj deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji rozliczeniowej w jednym zestawie.

• Przed wysyłką deklaracji rozliczeniowej ZUS, bezwzględnie sprawdzaj, czy nowozatrudnione osoby, które nie otrzymały wynagrodzenia w miesiącu zatrudnienia, są wykazane na deklaracji RCA lub RZA jako osoby ubezpieczone, ale z podstawami wymiaru składek „0”. Są to tzw. Raporty „zerowe”.
• Przed wysyłką deklaracji rozliczeniowej ZUS, bezwzględnie sprawdzaj, czy osoby które w danym miesiącu nie były już zatrudnione, ale otrzymały wynagrodzenia za okresy wsteczne, są wykazane z odpowiednim kodem ubezpieczenia. Dla tych osób odpowiedni kod to 300000, jeśli nie mają orzeczenia o niepełnosprawności oraz nie pobierają emerytury lub renty. 

Przykład.

Firma wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należy się wynagrodzenie. W kwietniu 2014 roku zostało zatrudnione 5 osób na podstawie umowy o pracę i 3 osoby na podstawie umowy zlecenia. Wynagrodzenia dla tych osób zostały wypłacone 9 maja 2014 roku. W kwietniu 2014 roku zostało natomiast wypłacone wynagrodzenie dla pracownika, który rozwiązał umowę o pracę ze skutkiem na dzień 31 marca 2014.

Sprawdzając deklarację rozliczeniową DRA, RCA, RZA i RSA za 04.2014 należy:

➧ Sprawdzić, czy nowozatrudnione osoby zostały zgłoszone do ZUS.

➧ Wykazać nowozatrudnione osoby z odpowiednimi kodami ubezpieczeń (011000 lub 041100) na deklaracji RCA i RZA, wykazując jako podstawę wymiaru składek kwotę „0”.

➧ Sprawdzić, czy pracownik który rozwiązał umowę o pracę, został wyrejestrowany z ZUS na druku ZWUA. Wyrejestrowanie następuje od dnia 01.05.2014.

➧ Sprawdzić, czy pracownik który rozwiązał umowę, zgłaszał członków rodziny do ubezpieczenia. Jeśli tak: należy przygotować ZCNA. Wyrejestrowanie członków rodziny następuje od dnia 01.05.2014.

Ważne! Jeśli wyrejestrowujemy osobę ubezpieczoną, należy pamiętać także o wyrejestrowaniu członków rodziny. Data wyrejestrowania osoby ubezpieczonej i członków rodziny jest taka sama. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń następuje od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy.

5.Wykazać zwolnionego pracownika na deklaracji RCA z kodem 300000, z podstawą wymiaru składek wynikającą z listy płac. Jeśli dla danej osoby występuje także RSA, to w tym raporcie pracownik zwolniony wystąpi również z kodem 300000. 

Zatrudniając nową osobę: pracownika, zleceniobiorcę lub osobę świadczącą usługi na podstawie cywilnoprawnego kontraktu menadżerskiego, należy odebrać poniższe oświadczenia. Wtedy zminimalizujemy ryzyko późniejszych korekt ZUS oraz nieterminowych zgłoszeń członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

• Oświadczenie dotyczące przychodów będących podstawą wymiaru składek emerytalno-rentowych  w danym roku, ze wcześniejszego lub równoczesnego zatrudnienia.
• Oświadczenie na temat niepełnosprawności i otrzymywania emerytury bądź renty.
• Oświadczenie dotyczące woli zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Idealnie jest, jeśli od początku istnienia firmy stosujemy powyższe zasady. Jednak często zdarza się, że „wchodząc” do firmy zastajemy sytuację inną od idealnej. Zamiast załamywać ręce, należy wdrożyć kilka procedur, które uchronią nas przynajmniej przed korektami bieżących okresów:

1.Przygotowując ZWUA dla pracownika lub zleceniobiorcy, należy sprawdzić, czy zostało wysłane do ZUS - ZUA lub ZZA.

2.Zanim zostanie wysłane ZWUA, należy „wyprostować” ZUA i ZZA. Dotyczy to danych identyfikacyjnych i adresowych ubezpieczonego, dat zgłoszeń do ZUS, kodów ubezpieczeń oraz odpowiedniego wykazania przystąpienia do obowiązkowych oraz dobrowolnych ubezpieczeń.

3.Nawet jeśli mija termin wysyłki ZWUA, najpierw należy wysłać brakujące ZUA lub ZZA, poczekać 7 dni i wysłać ZWUA.

4.Jeśli dla danego ubezpieczonego było kilka odrębnych okresów zatrudnienia, należy wyprostować zgłoszenia i wyrejestrowania, poczynając od najwcześniejszego okresu zatrudnienia.

5.Data wypełnienia ZWUA musi być zawsze późniejsza niż data wypełnienia ZUA.

6.Nie należy wysyłać w jednym zestawie druków ZUA/ZZA i ZWUA dla jednego ubezpieczonego i jednego kodu ubezpieczenia.

Jeśli jednak okaże się, że pomimo należytej staranności lub wskutek błędów poprzedników są konieczne korekty, należy przygotować się do wykonania korekt. Kilka praktycznych wskazówek dotyczących sposobu przygotowywania korekt,  przekażę w kolejnej części dotyczącej korekt ZUS.