KSeF - czym jest nadchodząca zmiana?

Nadchodzący rok 2024 będzie przełomowy w aspekcie szeroko rozumianej cyfryzacji dokumentacji w gospodarce. W najbliższym czasie znacząco zmieni się proces wystawiania faktur, gdyż docelowo podatnicy będą je wystawiać przy użyciu jednego narzędzia – Krajowego Systemu e-Faktur. 

KSeF jest ogólnopolskim systemem teleinformatycznym przygotowanym przez Ministerstwo Finansów, który służy m.in. do wystawiania, wysłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. 

Od 1 stycznia 2022 roku system ten jest fakultatywny dla wszystkich podatników. Przełomową datą będzie 1 lipca 2024 r., gdyż od tego dnia każdy podatnik VAT czynny, posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będzie musiał wystawiać faktury za pomocą KSeF (oczywiście z pewnymi wyjątkami). Natomiast podatnicy zwolnieni z VAT zyskali dodatkowe pół roku na przygotowanie się do zaimplementowania Krajowego Systemu e-Faktur, gdyż obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych został nałożony na nich od 1 stycznia 2025 roku. Podatnicy ci w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku mogę jednak dobrowolnie korzystać z KSeF. 

KSeF w znacznym stopniu zmieni realia obiegu dokumentów w każdym przedsiębiorstwie. Jest to rewolucyjny system, który w szczególności będzie zauważalny na następujących polach: 

• wystawianie faktur sprzedaży – od początku lipca 2024 roku każda faktura wystawiona przez polski podmiot zarejestrowany na potrzeby VAT, po spełnieniu przesłanki posiadania siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie Polski, w pierwszej kolejności będzie wysyłana do KSeF. Rzeczywistą datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast już po przydzieleniu numeru KSeF, faktura ustrukturyzowana uznana będzie za odebraną.  
• odbieranie faktur zakupu – podatnik w czasie rzeczywistym będzie miał dostęp do wszystkich faktur wystawionych na jego rzecz w systemie, a kluczem identyfikującym będzie numer NIP, który to będzie traktowany jako adres doręczenia w wirtualnym środowisku KSeF.  
• przeglądanie faktur  - nie każda osoba zatrudniona w jednostce będzie miała wgląd do faktur. Taka możliwość pojawi się dopiero w momencie nadania uprawnień w systemie, a dalsza autoryzacja odbywać się będzie za pośrednictwem dostępnych form uwierzytelniania m.in. profilu zaufanego czy podpisu kwalifikowanego. 
• identyfikacja faktur – każda faktura znajdująca się w środowisku KSeF będzie posiadała specjalny numer identyfikujący składający się z 32 znaków, który będzie wykorzystywany m.in. do płatności za fakturę. 

Każdy podatnik będzie musiał uwierzytelnić się w systemie KSeF. Sposób uwierzytelnienia zależy od formy prowadzonej działalności. Już po uwierzytelnieniu się przedsiębiorcy w Aplikacji podatnika KSeF i pierwszym zalogowaniu, za pośrednictwem systemu  możliwe jest nadawanie, zmienianie lub odbieranie wcześniej nadanych uprawnień podmiotom lub osobom fizycznym do pracy w KSeF.  

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z koniecznością dostosowania swojego bieżącego systemu finansowo-księgowego tak, aby spełniało to wymagania związane z fakturami ustrukturyzowanymi. Następnie należy zintegrować posiadany przez nas program z  Krajowym Systemem e-Faktur oraz zweryfikować proces wystawiania faktur i weryfikacji danych z technicznego punktu widzenia. 

Dodatkowo, warto mieć na uwadze, że niezbędne będzie przeszkolenie pracowników w zakresie wdrożenia nowych procedur związanych z KSeF. Dlatego, mimo że termin obowiązkowego korzystania z nowego sytemu może wydawać się odległy, warto już dzisiaj pomyśleć o jego wdrożeniu.   

xd

zespół MAC AUDITOR