Kontrola ZUS - Część 1

Umowy o dzieło od dawna budzą wiele kontrowersji i są przedmiotem zainteresowania zarówno przedsiębiorców jak i inspektorów ZUS. Część przedsiębiorców wybiera tę formę w celu optymalizacji kosztów. Umowa o dzieło nie jest podstawą naliczenia składek ZUS i składki zdrowotnej, o ile nie została zawarta z własnym pracownikiem.

Inspektorzy ZUS wnikliwie kontrolują te umowy, ponieważ granica między umową o dzieło a umową zlecenia jest często bardzo cienka. Od umów zlecenia są odprowadzane składki ZUS, co powoduje większe obciążenia dla przedsiębiorców i wyższe dochody dla budżetu państwa. Aby nie dopuścić do uszczuplenia dochodów budżetowych, inspektorzy ZUS mają wewnętrzne wytyczne do wnikliwego sprawdzenia czy zawarta umowa o dzieło nie ma charakteru świadczenia usług.

Do niedawna panował pogląd, że jeśli umowa kończy się efektem – to jest to umowa o dzieło. Bo umowa o dzieło to umowa efektu, a umowa zlecenia to umowa należytej staranności. Aktualnie w opinii inspektorów ZUS sam efekt nie jest wystarczający, aby uznać umowę jako umowę o dzieło. Przede wszystkim „efekt” nie może być powtarzalny. Szczególnie jest to ważne przy powtarzanych cyklicznie umowach o dzieło z tą samą osobą, gdzie co miesiąc umowa kończy się tym samym efektem.

Jeśli w trakcie kontroli ZUS inspektor uzna, że zachodzi podejrzenie zawarcia umowy o dzieło w miejsce umowy zlecenia lub umowy o pracę i dokumenty nie przesądzają o rodzaju zawartej umowy, zostają wezwani na przesłuchania wykonawcy dzieł. W czasie takiego przesłuchania ma prawo być obecny przedstawiciel kontrolowanej firmy. Może to być np. prezes, specjalista ds. kadr i płac lub pracownik biura rachunkowego. Przesłuchanie może odbyć się w siedzibie firmy, w placówce ZUS lub innym miejscu, np. w siedzibie firmy prowadzącej sprawy kadrowo-płacowe.

Jeśli obsługa kadrowo-płacowa jest prowadzona przez firmę outsourcingową, to dobrze aby zarówno kontrola ZUS jak i przesłuchania świadków były prowadzone w jej siedzibie.

Co za tym przemawia?

• Przedsiębiorca nie musi zapewniać lokalu odpowiedniego do przeprowadzenia kontroli ZUS, zapewniającego ochronę danych osobowych oraz nie narażając się na ujawnienie wysokości wynagrodzeń.

• Inspektor ZUS ma ograniczone możliwości przyjrzenia się temu, co dzieje się w firmie. Czy „kręci się” dużo więcej osób niż to wynika z listy płac pracowników. Nie „zaczepi” też takiej osoby na korytarzu i nie zada trudnego pytania.

• Jest czas na przygotowanie żądanych dokumentów. Bo w biurze rachunkowym nie muszą się znajdować wszystkie dokumenty, a przynajmniej takiego argumentu można użyć, jeśli jest to konieczne. Część może być w „archiwum”, część u pracodawcy, więc zyskujemy kilka dni na przedstawienie dokumentów.

• Odpowiedzi na pytania inspektora przechodzą przez „bufor” w postaci specjalisty z zakresu ubezpieczeń społecznych i wynagrodzeń. Jeśli więc jest konieczna odpowiedź na pytanie inspektora, w tym z zakresu prowadzonej działalności albo powiązań między firmami, to odpowiedź udzielona przez przedsiębiorcę jest odpowiednio „zredagowana” przez pracownika biura rachunkowego.

• Jeśli kontrola jest prowadzona w biurze rachunkowym, to budzi mniej emocji. Inspektor lubi zaskoczyć jakimś pytaniem. Często podchwytliwym. Dla przedsiębiorcy kontrola to stres. I w stresie można powiedzieć za dużo. Firmy zajmujące się outsourcingiem kadrowo-płacowym mają doświadczenie w takich sytuacjach. Kontrole ZUS są tu na porządku dziennym, szczególnie w firmach outsourcingowych zajmujących się obsługą kadrowo-płacową wielu firm i od wielu lat. Tu do głosu dochodzi prawdopodobieństwo i statystyka. Jednocześnie outsourcerowi zależy, aby kontrola wypadła dobrze, więc dołoży wszelkich starań aby godnie reprezentować przedsiębiorcę w czasie kontroli ZUS.

• Przedsiębiorca oszczędza czas, który musiałby poświęcić na uczestniczenie w kontroli. Jest to szczególnie ważne w firmach, gdzie wszelkie czynności poza podstawową działalnością są wyoutsourcowane. Często nawet nie ma w firmie pracownika, który mógłby uczestniczyć w kontroli, bo nie zna się na sprawach kadrowo-płacowych oraz nie ma dostępu do danych poufnych takich jak listy płac czy akta osobowe pracowników.

Więcej na temat kontroli ZUS w zakresie umów o dzieło znajdziesz w kolejnej części dotyczącej przesłuchania wykonawców umów o dzieło.