E-sprawozdanie

Co to jest e-sprawozdanie finansowe?

E-sprawozdanie, czy inaczej sprawozdanie finansowe JPK (JPK_SF) to sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej, sporządzone w postaci wystandaryzowanego pliku. Struktura i format pliku opracowuje Ministerstwo Finansów i publikuje na swojej stronie internetowej.

Co z podpisami?

E-sprawozdanie wymaga opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby podpisy pod sprawdzaniem finansowym złożył kierownik jednostki (zarząd spółki w pełnym składzie) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (zwykle główny księgowy). Wszystkie te osoby powinny zatem dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP

Od kiedy obowiązuje nowa forma sprawozdania finansowego?

Od 1 października 2018 roku wszystkie sprawozdania finansowe spółek zarejestrowanych w KRS, za wyjątkiem sprawozdań sporządzanych zgodnie z MSSF (MSR), muszą być sporządzane w formie elektronicznej. Sprawozdania finansowe w tradycyjnej postaci papierowej lub ich skany nie będą akceptowane przez KRS i urzędy skarbowe.

Gdzie można znaleźć wzorcowe pliki służące do sporządzania e-sprawozdań?

Pliki te dostępne są na stronie https://www.mf.gov.pl. Ministerstwo finansów udostępniło 40 wzorcowych plików w formacje xsd (XML Schema Definition). Każda firma powinna zastosować wersję pliku odpowiednią do swojej działalności o obowiązujących zasad rachunkowości. Większość spółek będzie zobowiązana do wypełnienia pliku, którego struktura obejmuje 1673 wiersze i 94 kolumny.

Czy e-sprawozdanie w pliku xsd można przygotować przy użyciu Excela?

Excel nie będzie wystarczający do przygotowania e-sprawozdania. Jeżeli chcemy skorzystać z Excela, musimy zaangażować informatyka, który stworzy mechanizm pozwalający na zapisanie pliku w obowiązującym formacie. W przypadku małej lub średniej firmy zwykle nie będzie to opłacalne.

Czy Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzie do sporządzania e-sprawozdań finansowych?

Na dziś Ministerstwo Finansów nie udostępniło żadnej aplikacji umożliwiającej realizację tego obowiązku.

Większość spółek kończy rok obrotowy 31. grudnia, czyli już wkrótce. Ile czasu pozostało do sporządzenia sprawozdań finansowych w nowej formule?

Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Nie ten termin jest jednak kluczowy. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (zgromadzenie wspólników, WZA), nie później niż w ciągu 6. miesięcy od dnia bilansowego. Od dnia zatwierdzenia biegnie 15-dniowy termin na złożenie sprawozdania w sądzie rejestrowym. W praktyce zatem większość spółek powinna złożyć w KRS swoje sprawozdania finansowe za poprzedni rok obrotowy nie później niż do 15. lipca kolejnego roku.

Kto odpowiada za sporządzenie i złożenie w sądzie rejestrowym sprawozdania finansowego?

Odpowiedzialność ta ciąży zawsze na kierowniku jednostki, czyli najczęściej na zarządzie spółki. Zarząd nie może zdjąć z siebie tej odpowiedzialności, nawet jeśli powierzył prowadzenie ksiąg innej osobie. W przypadku zarządu wieloosobowego odpowiedzialność dotyczy wszystkich członków zarządu, chyba że jest wyraźnie wskazana jedna osoba odpowiedzialna. Praktyka wskazuje, że często w pierwszej kolejności do odpowiedzialności pociągany jest prezes zarządu.

Zdarza się, że wskutek różnych przyczyn sprawozdanie finansowe nie jest sporządzone i złożone w KRS. Nowe wymogi techniczne mogą zwiększyć liczbę takich przypadków. Jakie mogą być tego konsekwencje?

Sankcje mogą być bardzo dotkliwe. Ustawa o rachunkowości przewiduje za takie przestępstwo karę grzywny lub karę pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie.

Ponadto zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe – sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Spółce grozi zatem de facto niekontrolowane unicestwienie.

Jak mogą poradzić sobie spółki, które nie są w stanie samodzielnie lub z pomocą obecnych księgowych przygotować e-sprawozdań finansowych?

Zalecamy skorzystanie z profesjonalnej pomocy firmy, która specjalizuje się w sporządzaniu sprawozdań finansowych.

Mac Auditor, jako firma świadcząca usługi outsourcingu księgowości oraz usług kadrowo-płacowych, a jednocześnie firma audytorsko-doradcza, z 25-letnim doświadczeniem, skupiająca biegłych rewidentów i profesjonalnych księgowych oferuje wsparcie w takich sytuacjach.

Zapewniamy przygotowanie e-sprawozdań w formacie xsd (JPK_SF) zgodnym z wymogami przy użyciu profesjonalnych aplikacji dedykowanych w tym celu. 

Jak kształtuje się koszt takiej usługi?

W Mac Auditor cena sporządzania e-sprawdzania finansowego usługi kształtuje się na poziomie od 1 000 zł + VAT.