e-Doręczenia

Od 1 stycznia 2025 roku instytucje publiczne, w tym urzędy, szpitale czy szkoły zaczęły powszechnie stosować e-Doręczenia. System e-Doręczeń zastąpi docelowo inne formy korespondencji, w tym tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, a także korespondencję prowadzoną przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP). To duży przełom w obsłudze korespondencji, ale także obowiązek, nie tylko dla urzędów, ale również niektórych podmiotów niepublicznych.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa z 18 listopada 2024 r. o doręczeniach elektronicznych (UoDE).

Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych, docelowo wszystkie podmioty publiczne oraz większość podmiotów niepublicznych będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń. W związku z powyższym każda firma zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) również będzie miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Adres do e-Doręczeń będą musiały mieć też inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS, na przykład fundacje i stowarzyszenia.

Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przez 1.01.2025 muszą uruchomić e-Doręczenia od 1 kwietnia 2025 r. Szczegóły dotyczące terminów uruchomienia e-Doręczeń znajdują się na schemacie poniżej.

x

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe.

x

e-Doręczenia można uruchomić w dowolnym momencie wypełniając formularz e-Doręczenia WNIOSEK, jednakże z zachowaniem terminów które zostały określone w harmonogramie Harmonogram - e-Doręczenia - Portal Gov.pl dla danego typu podmiotu. W formularzu należy podać dane firmy lub organizacji, dla której zakładany jest adres, oraz wybrać administratora skrzynki. Dodatkowe informacje nt. e- Doręczeń oraz sposobu ich uruchomienia znajdują się na stronie Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń - e-Doręczenia - Portal Gov.pl

Należy zwrócić szczególną uwagę na rolę administratora skrzynki doręczeń. Jest to bowiem osoba lub podmiot uprawniony do zarządzania skrzynką e-Doręczeń. W przypadku firm istotne jest wyznaczenie administratora, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie skrzynką i dostęp do wszystkich jej funkcji, a mianowicie wysyłanie i odbieranie korespondencji, konfigurowanie skrzynki doręczeń, wskazywania dodatkowych osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji.

Z uwagi na to, iż na skrzynkę e-Doręczeń wpływać będzie korespondencja urzędowa, która może pochodzić z wielu podmiotów publicznych, w tym również organów skarbowych i ZUS, istotne jest to, aby przychodząca korespondencja w sprawach związanych z obszarem podatkowym oraz kadrowo-płacowym była niezwłocznie przesyłana do podmiotu odpowiedzialnego za obsługę spraw finansowo- księgowych i kadrowo-płacowych.

Podsumowując e-Doręczenia to nowoczesne narzędzie, które zmienia sposób doręczania dokumentów w Polsce. Zgodnie z nowymi przepisami, e-Doręczenia już stały się obowiązkowe dla wielu podmiotów publicznych, a wkrótce będą również obowiązkowe dla przedsiębiorców, co sprawia, że warto już teraz zapoznać się z tym systemem i założyć skrzynkę do e-Doręczeń. Zachęcamy do zapoznania się z dodatkowymi informacjami nt. e- Doręczeń dostępnymi na https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004495

x

Zespół Mac Auditor