Decydując się na powierzenie  obsługi kadrowej i akt osobowych Mac Auditor, nasi specjaliści przejmą kompleksowo wszelkie obowiązki, a przede wszystkim:

• przygotowanie dokumentów na start zatrudnienia, m.in. umowy o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, zakresu obowiązków, skierowania na badania,
• przygotowanie dokumentów w trakcie zatrudnienia, tj. dokumentów potocznie zwanych aneksami, czyli porozumienia zmieniające bądź wypowiedzenia zmieniające oraz pism dotyczących kar porządkowych, czyli kary upomnienia i nagany,
• informowanie o kończących się umowach o pracę,
• przygotowanie dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia, tj. rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem lub bez zachowania okresu wypowiedzenia oraz świadectwa pracy,
• zgłoszenie pracownia oraz zgłoszenie członków rodziny pracownika do ZUS, zgłaszanie zmian w ZUS oraz wyrejestrowanie pracownika,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• ustalanie limitów urlopów, ewidencjonowanie wykorzystanych urlopów oraz weryfikacji ilości dni urlopów pozostałych do wykorzystania,
• ewidencjonowanie wszelkich nieobecności pracowników, które mają wypływ na wynagrodzenie,
• weryfikowanie ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP,
• przygotowywanie odpowiedzi na pisma od komorników,
• przygotowanie umów zlecenia i o dzieło,
• wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu.

Usługi przede wszystkim świadczymy w naszym biurze rachunkowym. Na życzenie klienta prowadzimy administrację kadrową również w miejscu jego prowadzenia działalności. W takim przypadku dodatkowo kontaktujemy się z pracodawcą oraz pracownikami. Przekazujemy pracodawcy dokumenty do podpisu (umowy o pracę, rozwiązania umów, świadectwa pracy), pomagamy pracownikom wypełnić dokumenty do zatrudnienia, przekazujemy pracownikom dokumenty do podpisu, udzielamy informacji i wyjaśnień. Działamy zgodnie z procedurami realizacji polityki personalnej,  ustalonymi w danym przedsiębiorstwie. A jeśli takie procedury nie istnieją, to wspólnie z klientem wypracowujemy model obsługi.

Każda oferta jest przygotowywana po rozmowach z klientem, zbadaniu jego potrzeb i wymagań. Do każdego przedsiębiorcy podchodzimy indywidualnie, jesteśmy otwarci na jego propozycje oraz oczekiwania.

Decydując się na przekazanie obsługi kadrowo- płacowej w ręce specjalistów Mac Auditor, możesz mieć pewność, że dostosujemy naszą obsługą do Twojego systemu. Nasi pracownicy posiadają doświadczenie w pracy na wielu platformach- dla Państwa oznacza to usługę na najwyższym poziomie bez konieczności zapewnienia przeszkolenia z obsługi programu. Pracujemy bądź pracowaliśmy w przeszłości m.in. korzystając z poniżej wymienionych systemów:  

• Comarch Optima, 
• Enova365, 
• SAP Business One,
• Rewizor,
• Symfonia Kadry i Płace,
• Raks Sql.

Oferta Mac Auditor w kwestii obsługi płatności wynagrodzeń obejmuje:

• wypłatę świadczenia zasadniczego na rachunek bankowy pracownika,
• opłatę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• przelewy do ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz FP i FGŚP.

Zaletami przekazania obsługi płatności niewątpliwie jest bezpieczeństwo zachowania odpowiednich terminów. Przedsiębiorca ma zawsze pewność wypłaty wynagrodzenia na czas.  Ponad to, to zewnętrzy dział kadrowo- płacowy będzie odpowiedzialny za ewentualne błędy. To do niego będzie należało wyjaśnienie spornych kwestii z pracownikami. Kolejną korzyścią jest zachowanie poufności odnośnie wysokości wynagrodzeń pracowników oraz zachowanie wszelkich norm dotyczących RODO.

W ramach obsługi płacowej, oferujemy także obsługę świadczeń pozapłacowych takich jak pakiety medyczne, sportowe i inne. Dotyczy to zarówno prawidłowego rozliczenia tych świadczeń na listach płac jak i administrowania świadczeniami pozapłacowymi.

Prawidłowo identyfikujemy obowiązek naliczania składek ZUS i podatku oraz wskazujemy, kiedy składek ZUS się nie nalicza i jakie należy spełnić warunki, aby tak mogło być.

Świadczenia płacowe od lat są narzędziem motywowania pracowników, ale ostatnio stały się szczególnie ważne, w związku ze stałym zwiększaniem ilości miejsc pracy i trudnością z pozyskaniem oraz z zatrzymaniem w firmie pracowników. Zakłady pracy prześcigają się w zaoferowaniu pracownikom jak najkorzystniejszych warunków, w tym urozmaiconych świadczeń pozapłacowych, dostosowanych do potrzeb każdego z pracowników, a przynajmniej ich większości.

Rozszerzeniem bieżącego wsparcia w obszarze kadrowo- płacowym może być m.in. realizacja poniższych czynności:

Wdrożenie:

• Analiza przedwdrożeniowa (wskazanie dostępnych rozwiązań, predykcja budżetu,  konieczności modyfikacji procesów HR),
• Konsultacje dot. ewentualnych zmian w regulaminach pracy i wynagradzania,
• Wsparcie w akcjach informacyjnych dot. przekazania pracownikom informacji o wdrażanym rozwiązaniu,
• Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umów z dostawcą rozwiązania,
• Konfiguracja oprogramowania kadrowo- płacowego, ewentualna integracja z portalem bądź systemem dostawcy rozwiązania.

Wsparcie administracyjne:

• Zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów związanych z składnikiem wynagrodzeń/ benefitem pracowniczym,
• Administrowanie zgłoszeniami i rezygnacjami pracowników,
• Administrowanie zmianami w pakietach,
• Raportowanie do firmy bądź instytucji dostarczającej dane rozwiązanie,
• Przypominanie o obowiązujących terminach,
• Obsługa ewentualnych kontroli i audytów w zakresie poprawności realizowanych procesów.

W ramach usługi Pracowniczych Planów Kapitałowych, Mac Auditor zajmuje się poniższymi procesami:

Naliczanie płac z uwzględnieniem PPK:

• Kalkulacja wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich zaraportowanych zmian dotyczących stawek PPK, przystąpień i rezygnacji,
• Przygotowanie kalkulacji na cele raportowania i procesowania płatności do wybranej instytucji prowadzącej program,
• Terminowe przygotowanie przelewów/ plików bankowych związanych z programem.

Administrowanie PPK:

• Zapewnienie prawidłowego i terminowego obiegu dokumentów związanych z PPK,
• Administrowania przystąpieniami i rezygnacjami osób zatrudnionych,
• Administrowanie zmianami w wysokości potrąceń na PPK,
• Raportowanie do instytucji finansowej,
• Przypominanie o obowiązujących terminach (np. kolejny termin autozapisu)
• Zgłaszanie transferów/ wypłat z PPK,
• Obsługa ewentualnych kontroli z PIP/ PFR/ Instytucji PPK w zakresie poprawności realizowanych procesów.

Obsługujemy również w całości proces wdrożenia procesu:

• Analiza przedwdrożeniowa (moment wejścia do programu, analiza wynagrodzeń - predykcja budżetu PPK, konieczności modyfikacji procesów HR),
• Konsultacje z organizacjami związkowymi/ przedstawicielstwem osób zatrudnionych– wsparcie konsultacyjne,
• Wybór instytucji zarządzającej PPK– wsparcie konsultacyjne,
• Poinformowanie zatrudnionych o wyborze,
• Podpisanie umowy o zarządzanie PPK– wsparcie konsultacyjne,
• Podpisanie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz zatrudnionych– wsparcie konsultacyjne,
• Ewidencja oświadczeń o rezygnacji oraz wniosków o dobrowolne przystąpienie do programu osób w wieku 55-70 lat,
• Przygotowanie listy osób objętych planem (załącznik do umowy o prowadzenie),
• Konfiguracja oprogramowania kadrowo- płacowego, zapoznanie się z portalem do obsługi PPK.

W ramach usługi do klienta oddelegowany jest wysoko wykwalifikowany specjalista Mac Auditor, który będzie prowadził kadry i płace, bądź wspierał klienta w uzgodnionym zakresie obowiązków, do momentu znalezienia odpowiedniej kandydatury, bądź docelowo stając się członkiem zespołu klienta. 

Oprócz zapewnienia ciągłości obsługi podczas nieobecności członków zespołu, nasz specjalista może wspomóc klienta we wdrożeniu nowego pracownika i zapoznaniu go z najistotniejszymi kwestiami dotyczącymi pracy w programach kadrowo- płacowych czy systemu klasyfikacji i identyfikacji dokumentów. 

Usługa specjalista na zastępstwo obejmuje stanowiska od asystenta, przez samodzielnego specjalistę, po osoby o kompetencjach HR Mangera.   

Podchodząc kompleksowo do potrzeb naszych klientów, oferujemy również pakiet pracownika na zastępstwo w zakresie finansowo- księgowym (stanowiska od asystenta, przez specjalistę, po osobę o kompetencjach dyrektora finansowego) oraz administracyjnym (stanowisko asystenta). 

Jakie są przykładowe zalety tego rozwiązania? 

Ciągłość prac– bez względu na zwolnienia, choroby i urlopy, ponieważ to po naszej stronie leży zapewnienie obsługi Państwa firmy i wywiązanie się z nałożonych obowiązków. 

Przejrzystość kosztów– klient płaci umowną stawkę za pełny okres obowiązywania umowy, dzięki czemu nie ponosi kosztów związanych z rekrutacją, zwolnieniami lekarskimi, itp. 

Przejrzystość współpracy– umowa sporządzana jest indywidualnie do każdego stanowiska, obejmuje szczegółowy zakres obowiązków, a każda zmiana jest każdorazowo omawiana i aneksowana po zatwierdzeniu przez klienta. 

Stały dostęp do aktualnej i rzetelnej wiedzy– nasi specjaliści stale podnoszą swoje kwalifikacje i posiadają bogate doświadczenie, ich praca nadzorowana jest przez naszych ekspertów.

Naszym klientom oferujemy możliwość przeniesienia ciężaru kontroli na specjalistów Mac Auditor. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca zyskuje wiele korzyści:  

• oszczędza swój czas, który musiałby poświęcić na przygotowanie dokumentacji oraz na wizytę kontrolera,
• chroni dostępność swojej powierzchni, kontrola odbywa się w wyznaczonych pomieszczeniach biura Mac Auditor, 
• ma pewność rzetelności przygotowanych dokumentów, dodatkowo odpowiadamy na pytania audytora bazując na wieloletnim doświadczeniu i posiadanej wiedzy z zakresu kadr i płac,
• jest na bieżąco informowany o każdym etapie kontroli.

Dla naszych klientów przygotowujemy oraz składamy deklaracje i korekty deklaracji do odpowiednich urzędów i instytucji:

• Deklaracje zgłoszeniowe ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA,
• Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, RCA, RZA i RSA,
• Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA,
• Deklaracje podatkowe PIT- 11, PIT- 4R, PIT- 8AR, IFT- 1, IFT- 1R,
• Deklaracje miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób,  Niepełnosprawnych DEK- I- 0 oraz deklarację roczną DEK.

Zdobyte doświadczenie w obsłudze kadrowo- płacowej pozwala nam podejmować się zleceń, których celem są projekty naprawcze oraz korekty deklaracji. Służymy pomocą przedsiębiorcom, którzy w wyniku różnych zdarzeń mają niewyjaśnione sytuacje pracownicze z ZUS. W ramach usługi weryfikujemy powstałe błędy, przygotowujemy prawidłowo dokumenty i składamy je w odpowiednich urzędach. Oferta jest przygotowywana indywidualnie pod konkretną firmę. Pomagamy również przy zmianie biura rachunkowego, w celu całkowitego wyeliminowania pojawiania się błędów w deklaracjach. Każdy nasz klient może liczyć na nasze wsparcie przy obsłudze kontroli ZUS lub skarbowej. Wszelkie obowiązki względem urzędu, specjaliści Mac Auditor przejmują na siebie- przedsiębiorca jest informowany o każdym kolejnym etapie.

Według obowiązujących przepisów prawa, każdy pracodawca w Polsce ma obowiązek prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat czterech etapów życia pracownika w firmie:

• A– dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.),
• B– dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP),
• C– dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie),
• D– miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Od stycznia 2019 pracodawcy mają możliwość prowadzenia akt osobowych w sposób elektroniczny. Wprowadzenie e-teczek niesie za sobą wiele korzyści dla jednostek zatrudniających pracowników.

Po pierwsze jest to ogromna oszczędność powierzchni biurowej, pracodawcy nie muszą przeznaczać dodatkowego miejsca na archiwum do przechowywania dokumentacji. To również oszczędność finansowa- nie ma już konieczności wprowadzania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamykanych szaf czy tworzenia odrębnych procedur dostępu do dokumentacji, aby dane pracowników nie wpadły w niepowołane ręce.

Wdrożenie systemu e-teczki przyczynia się do odciążenia pracowników działów kadrowych ze żmudnych i czasochłonnych czynności, ten czas mogą poświęcić na bardziej wymagające obowiązki. Ponad to prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej gwarantuje pełne dostosowanie do wymogów stawianych przez RODO.

Kolejnym rozwiązaniem, które wprowadza firmę na wyższy poziom obsługi swoich pracowników jest system e-urlopów. Jest to inwestycja w samoobsługę pracowniczą. Przekazanie pracownikowi prostych procesów kadrowych do samodzielnej obsługi, umożliwia większą swobodę i samokontrolę. Tym samym dział kadr i płac zaoszczędza czas, który dotychczas przeznaczał na przepisywanie ręczne dokumentów. Zautomatyzowanie cyklicznych zadań, dotyczących m.in. wyliczania zastępstw czy przesyłania dokumentów, sprawi, że praca każdego z użytkowników stanie się o wiele wydajniejsza.

Dzięki zastosowaniu e-urlopu, pracownicy mogą samodzielnie w sposób elektroniczny składać wniosek urlopowy, zaległy lub na żądanie. Dzięki temu ekologicznemu rozwiązaniu pracodawca, pracownicy oraz działy HR mają pełen dostęp do wniosków i mogą w łatwy sposób kontrolować ich status.

Usługa e-teczki oraz e-urlopu stanowi część pełnej obsługi kadrowo- płacowej. Decydując się na przekazanie jej specjalistom Mac Auditor, nasz klient może być pewien, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w sposób rzetelny i bezpieczny przy zachowaniu obowiązujących przepisów prawa. Dodatkowo oferujemy nie tylko przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, ale również na życzenie klienta, możemy przechowywać ją w sposób standardowy- papierowo. Oferta dostosowana jest indywidualnie do potrzeb danego przedsiębiorcy.

Posiadając doświadczenie w pracy z dokumentami oraz programami służącymi do elektronicznego obiegu, naszym klientom rekomendujemy programy firmy Comarch- DMS oraz program Microsoft Sharepoint.  

Aplikacja Comarch DMS (Document Management System) to narzędzie, służące do prostego modelowania różnego typu procesów w zakresie obiegu dokumentów. Rozwinięte funkcje pomogą wdrożyć oraz usprawnić np. elektroniczny obieg faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznych. 

Do korzyści programu możemy zaliczyć: 

• ochrona przed utratą danych, przechowujemy dokumenty w wersji elektronicznej, zniszczenie wersji papierowej nie jest problemem,  
• zautomatyzowanie i skrócenie czasu pracy z dokumentami elektronicznymi,  
• szybkie dodawanie dokumentów,  
• redukcja kosztów poprzez ograniczenie papierowych dokumentów, 
• pełna obsługa korespondencji firmy, z poziomu systemu oraz aplikacji, 
• przypomnienie o dokumentach, które czekają na podjęcie decyzji. 

Drugim, polecanym przez nas narzędziem, jest aplikacja systemu Microsoft–Sharepoint. Do zalet programu możemy z pewnością zaliczyć, że współgra z systemem operacyjnym Microsoft, w związku z tym jest dostępna z poziomu strony internetowej, aplikacji oraz systemu.

Używając Sharepoint możemy liczyć na:  

• szybką rejestrację dokumentów przychodzących i wychodzących, 
• usprawnienie procesu akceptacji dokumentów w oparciu o równoległe i sekwencyjne ścieżki akceptacji, 
• zoptymalizowanie czasu pełnego obiegu dokumentu, 
• monitoring fizycznej lokalizacji dokumentu, 
• kontrolę dostępu i wprowadzanych zmian. 

Dzięki programowi Comarch HRM będziesz skutecznie wspierany w zarządzaniu swoim zespołem, usprawnisz prace administracyjne oraz zoptymalizujesz procesy kadrowo- płacowe.  

Poniżej przedstawiamy funkcjonalności jakie posiada portal pracowniczy Comarch HRM: 

• zarządzanie czasem pracy oraz podgląd grafiku,  
• zgłaszanie i zatwierdzanie urlopów, nieobecności, delegacji, 
• lista pracowników i ich kwalifikacji,
• wsparcie w rekrutacji, 
• oceny okresowe, 
• dostęp do aplikacji dla wszystkich pracowników, 
• wewnętrzna platforma komunikacyjna, 
• ewidencja procesu szkoleniowego, 
• biblioteka dokumentów. 

Pracownik w jednym miejscu zyskuje dostęp do grafiku urlopowego, własnego harmonogramu szkoleń. Może samodzielnie i szybko złożyć wniosek urlopowy, zgłosić nieobecność lub delegację. Ponadto z poziomu aplikacji pracownik z łatwością sprawdzi swój status uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK) oraz wysokość deklarowanych składek. Przygotuje również odpowiednią deklarację w przypadku chęci zmiany wysokości deklarowanych składek lub zmiany statusu uczestnictwa w PPK. 

Dzięki Comarch HRM Twoi pracownicy zyskają także dostęp do intranetu– wewnętrznej firmowej sieci, która stanowi doskonałą platformę do publikowania informacji oraz dokumentów.

Microsoft Power BI przede wszystkim służy do analizy biznesowej, dzięki wizualizacji danych umożliwia tworzenie przejrzystych raportów.   

Dzięki zastosowaniu programu Power Bi, przedsiębiorcy mogą pozwolić sobie na: 

• śledzenie realizacji założonych KPI,  
• wizualizację danych na mapach,  
• tworzenie skomplikowanych i złożonych wykresów, 
• budowę pulpitów menadżerskich. 

Microsoft Power BI jest narzędziem, które bazuje na znanych nam rozwiązaniach- Excel. Pozwala na wykorzystanie danych z różnych źródeł. Nakłady pieniężne nie muszą być wysokie, aby w pełni korzystać ze wszystkich funkcjonalności (wersja podstawowa jest bezpłatna). W przypadku gdy korzystamy z CRM-u, mamy możliwość pełnej konfiguracji narzędzi.  

Kolejnym, rekomendowanym przez nas narzędziem jest Comarch BI Point. Dzięki programowi przedsiębiorca ma możliwość odkrycia kompleksowych i wielowymiarowych analiz, które posłużą do podejmowania biznesowych decyzji. 

Do funkcjonalności produktu zaliczają się między innymi: 

• tworzenie kreatywnych raportów i analiz, usprawniających zarządzanie firmą oraz podejmowanie decyzji dla rozwoju i sukcesu przedsiębiorstwa, 
• dostępność wszelkich wygenerowanych dokumentów przez umieszczenie ich w chmurze, 
• atrakcyjne przedstawienie danych, uwzględniające cele i założenia kierownictwa, tzw. Dashboard, 
• pełna responsywność narzędzia umożliwiająca pracę zarówno na komputerach jak i urządzeniach przenośnych (smartfony, tablety), 
• gwarancja bezpieczeństwa danych, stała archiwizacja i ograniczony dostęp, 
• możliwość zestawienia ze sobą danych z różnych źródeł, zarówno wewnętrznych jak i np. wskaźników gospodarczych. 

Automatyzacja procesów kadrowo- płacowych może nastąpić dzięki wprowadzeniu odpowiedniego oprogramowania w firmie. Dzięki odpowiedniemu systemowi, pracownicy mogą liczyć na wsparcie m. in. w zakresie:

• obliczania należnego wynagrodzenia wraz z premią,
• planowania grafików, analizy frekwencji,
• odprowadzania składek emerytalnych i chorobowych,
• generowanie zeznań PIT, świadectw pracy,
• wysyłanie deklaracji podatkowych.

Skuteczne wprowadzenie automatyzacji może okazać się dla wielu przedsiębiorstw wyzwaniem. W takim przypadku warto skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm, które miały okazję przetestować różne oprogramowania oraz specjalistów od  IT, które dobiorą odpowiednie narzędzia do potrzeb i wymogów firmy. 

Nasi klienci korzystają z wielu zróżnicowanych rozwiązań informatycznych wspierających ich działania w obszarze sprzedaży, produkcji, spraw magazynowych, spraw pracowniczych. Część danych z takich ewidencji podlega następnie ujęciu w ewidencji kadrowo-płacowej bądź ma wpływ na prowadzone rozliczenia.

Integrując dane z zewnętrznych systemów z systemem, którego używamy do prowadzenia ksiąg bądź spraw pracowniczych, oszczędzamy zasoby czasowe zarówno po stronie pracowników naszego biura rachunkowego, jak i zespołów naszych klientów. 

Najczęściej stosujemy i wdrażamy integracje danych:

• Pomiędzy oprogramowaniem handlowym naszych klientów a systemem finansowo-księgowym,
• Systemy ewidencji czasu pracy, zarządzania nieobecnościami z systemem kadrowo-płacowym,
• Zewnętrznymi systemami, w których nasi klienci prowadzą ewidencje pomocnicze – np. dot. środków trwałych, sprzedaży,
• Pomiędzy systemami elektronicznego obiegu dokumentów a systemem finansowo-księgowym,
• Przygotowując raporty „wsadowe” do procesów fakturowania, raporty kosztów,
• Eksporty danych finansowych z systemu finansowo księgowego do systemów controllingowych i raportowych naszych klientów.