Elektroniczne zwolnienia lekarskie e-ZLA od 1 stycznia 2016 roku

Elektroniczne zwolnienia mogą pojawić się już 1 stycznia 2016 roku. Mogą ale nie muszą. Przepisy nakazują firmom rozliczającym składki ZUS za więcej niż 5 osób, utworzyć profil zaufany do 31 grudnia 2015 roku, na który mają spływać elektroniczne zwolnienia lekarskie.

W stosunku do lekarzy, którzy mają wystawiać te zwolnienia, ZUS jest łaskawszy. Na stronach ZUS jest umieszczona informacja, że od 1 stycznia 2016 roku lekarze bedą mogli wystawiać elektroniczne zwolenia lekarskie, nazywane e-ZLA  www.zus.pl.

Czy zwolnienie lekarskie od 1 stycznia 2016 roku zostanie wystawione w formie elektronicznej? Aby tak się stało, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• Pracodawca wyznacza osobę, która zarejestruje profil informacyjny i która będzie mieć dostęp do danych płatnika na PUE ZUS Logowanie

• Pracodawca upoważni konkretną osobę lub osoby do dostępu do wszelkich czynności przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (w tym do profilu w Nowym Portalu Informacyjnym PUE ZUS) lub tylko do dostępu do profilu w Nowym Portalu Informacyjnym PUE ZUS  Wzory dokumentów

• Lekarz będzie miał możliwość wystawienia zwolnienia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnianego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS

Jeśli którykolwiek z powyższych warunków nie zostanie spełniony, zwolnienie lekarskie zostanie wystawione w formie papierowej. Będzie to wydruk e-ZLA, opatrzony podpisem i pieczątką przez lekarza albo druk ZLA, stosowany dotychczas.

Ważne! Pracownik może zażądać dokumentu w formie papierowej, nawet jeśli jest możliwość wystawienia e-ZLA.

Każda zmiana przepisów na początku powoduje trochę zamieszania. Nie wszystkie zainteresowane strony są przygotowane technicznie, ale także mentalnie do zmiany przepisów. Dlatego przynajmniej na początku obowiązywania nowych przepisów warto rozważyć, czy nie prosić o zwolnienia lekarskie w formie papierowej. Pracownik będzie miał taką możliwość w czasie wizyty lekarskiej, nawet jeśli lekarz wystawi elektroniczny dokument. Natomiast pracodawca tylko wówczas, gdy nie będzie miał zarejestrowanego profilu w PUE ZUS.

Ważne! Firmy, które rozliczają składki ZUS do 5 osób, nie muszą obowiązkowo rejestrować profilu informacyjnego płatnika. Ale mogą to zrobić dobrowolnie.

Jeśli zostanie utworzony taki profil, to nie ma możliwości z jego rezygnacji nawet wówczas, gdy został zarejestrowany dobrowolnie.

UWAGA! Firmy, które nie mają profilu informacyjnego płatnika składek (ZUS PUE) są zobowiązane poinformować swoich pracowników o obowiązku dostarczania zwolnień lekarskich w formie papierowej.

Informacja powinna zostać przekazana w formie pisemnej do dnia 31 grudnia 2015 roku. Dotyczy to „małych firm” do 5 ubezpieczonych oraz firm rozliczających składki za powyżej 5 ubezpieczonych, które nie zdążyły utworzyć profilu.

W przypadku nowych pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2016 roku, informacja powinna zostać przekazana również w formie pisemnej, w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, czyli w dniu od którego jest zawarta umowa o pracę.

Ważne! W przypadku utworzenia profilu informacyjnego płatnika składek, w terminie 7 dni od utworzenia tego profilu, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania pracodawcy wydruku zaświadczenia lekarskiego.

Wiele podmiotów mimo konieczności utworzenia profilu ZUS PUE, nie zdążyło dopełnić tego obowiązku. Kontaktowaliśmy się z ZUS i otrzymaliśmy zapewnienie, że nie są planowane kary z powodu nie utworzenia profilu w terminie. Niemniej jednak należałoby jak najszybciej dopełnić formalności z ustanowieniem dostępu do ZUS PUE. I jak najszybciej poinformować pracowników o obowiązku dostarczania zwolnień w formie papierowej. 

Podstawa prawna:

1. ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r., poz. 159, Dz. U. z 2015 r., poz. 1066, 1735)

Inne źródła:

www.zus.pl