Klienci pytają o kwestie księgowe i kadrowo-płacowe – cz. 1. Praca mobilna i delegacja a dokumentowanie zwrotu kosztów

Pytanie naszego klienta: 

"Mamy pytanie jak formalnie rozwiązać kwestię pracy mobilnej naszego pracownika.

Często jeździ swoim samochodem do zakładu w Żyrardowie, ale także po Warszawie lub w jej okolicach, ogarniając różne sprawy.

Czasami są to wyjazdy nagłe lub w przedziale czasowym 4 rano lub 20. 

Wypisywanie delegacji do każdego takiego ruchu byłoby kłopotliwe -  w jaki sposób (jakim dokumentem) możemy to zastąpić?

Chodzi także o zabezpieczenie pracownika w sytuacji ew. nieszczęśliwego wypadku, że wypadek miał miejsce podczas wykonywania pracy."

Należy pamiętać o tym, aby przed zaksięgowaniem delegacji sprawdzić w umowie o pracę, jakie jest miejsce pracy pracownika. Bo może się okazać, że dana podróż nie jest podróżą służbową. A jeśli nie jest podróżą służbową, to nie będzie korzystać ze zwolnienia z podatku. Jest to często nieuświadomiony problem i dotyczy zarówno przedsiębiorców jak i działów księgowych oraz działów kadrowo-płacowych. Dlatego ważne jest całościowe, kompleksowe podejście do tematu. 

Odpowiedź: 

Można to rozwiązać na różne sposoby, ale należałoby podejść do tematu zarówno pod względem księgowym jak i kadrowo-płacowym. Bo w przypadku delegacji, jeśli pracownik korzysta z samochodu prywatnego, to od zwrotu kosztów podróży (kilometrówki), nie płaci się podatku. Obecnie na umowie o pracę, jako miejsce pracy jest wskazany adres: Warszawa, ul. Marszałkowska.

Jeśli rozszerzylibyśmy pracownikowi miejsce pracy, jako np. teren województwa mazowieckiego lub obejmujący tylko kilka gmin, to kilometrówka w ramach tego obszaru będzie opodatkowana, jako jazdy lokalne, podobnie jest z ryczałtem samochodowym. 

Pracownikowi nie będzie się także należeć zwrot innych kosztów za czas podróży (diety, wyżywienie na podstawie faktur, noclegi). Wszystkie dodatkowe świadczenia, które pracownik by otrzymał nie będą zwrotem kosztów w związku z delegacją i nie będą korzystać ze zwolnienia ZUS i podatku.

Gdyby pracownik miał wypadek komunikacyjny, to jako pracownik mobilny, wykonujący swoje obowiązki, polegające na przemieszczaniu się (tak jak przedstawiciel handlowy czy kierowca), to wypadek będzie potraktowany jako wypadek przy pracy.