Roczny RMUA płatnicy przekażą po raz pierwszy do 28 lutego 2013 roku

Wprowadzenie rocznych RMUA zniosło obowiązek przekazywania miesięcznych RMUA dla osób ubezpieczonych. Jeśli w poprzednim roku nie były przekazywane miesięczne RMUA, to roczne RMUA należy przekazać osobom ubezpieczonym do 28 lutego 2013 roku. Płatnicy którzy przekazywali w 2012 roku miesięczne RMUA, roczne RMUA przygotują tylko na wniosek ubezpieczonych.

Przez 13 lat funkcjonowały imienne miesięczne raporty RMUA. Były używane do poświadczania faktu ubezpieczenia pracowników oraz członków ich rodzin, zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego. Na podstawie RMUA byli oni przyjmowani w publicznych placówkach służby zdrowia. RMUA były także podstawą przepisywania na receptę refundowanych leków, a brak RMUA skutkował przepisywaniem leków bez refundacji, co głośno komentowały media w poprzednim roku. Niektóre firmy przekazywały pracownikom raporty w formie pasków wynagrodzeń, zawierających ustawowe dane konieczne dla RMUA, jednak większość firm korzystało z raportów RMUA, drukowanych z Płatnika ZUS.

UWAGA! Z mocą od 1 stycznia 2012 roku wprowadzono roczne RMUA, w zamian za wcześniej wydawane miesięczne RMUA. Jednak placówki służby zdrowia nie były w roku 2012 przygotowane do przyjmowania pacjentów bez okazania dowodu ubezpieczenia. Pozostawiono więc możliwość przekazywania RMUA miesięcznego na wniosek ubezpieczonego. Aby zminimalizować stres pracowników, w czasie wizyt w placówkach służby zdrowia, płatnicy zazwyczaj przekazywali miesięczne RMUA, nie czekając na indywidualne wnioski w tej sprawie.

Ważne! Od 2013 roku od pacjentów nie jest już wymagane RMUA, wystarczy nr PESEL, a w razie problemów wystarczy oświadczenie, o czym poinformował Pan Andrzej Troszyński, rzecznik prasowy Narodowego Funduszu Zdrowia. W jego oświadczeniu z 16 listopada 2012 roku, czytamy:

• Wszyscy, którzy mieli uprawnienia do świadczeń opieki zdrowotnej 31 grudnia 2012 r., nie utracą ich po 1 stycznia 2013 r. z powodu wdrożenia systemu elektronicznej weryfikacji uprawnień świadczeniobiorców (zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
• System elektronicznej weryfikacji uprawnień świadczeniobiorców uprości potwierdzanie prawa do świadczeń finansowanych ze środków publicznych. Wystarczy okazanie dokumentu z numerem PESEL.
• W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pacjent ma gwarantowane ustawą prawo potwierdzenia swoich uprawnień, tak jak dotychczas, za pomocą np. legitymacji rencisty, emeryta, książeczki zdrowia. Jeżeli takich dokumentów nie posiada - ma prawo złożyć oświadczenie.

źródło: http://www.nfz.gov.pl/new/index.php?katnr=0&dzialnr=2&artnr=5185

Troska o pracowników nie była jedynym powodem przekazywania miesięcznych RMUA w 2012 roku. Pracodawcy czekali na nową wersję Płatnika ZUS, która by pozwoliła spełnić ustawowy obowiązek sporządzenia rocznego RMUA. Ale się nie doczekali. Ustawowy obowiązek jest, ale narzędzie techniczne przekazane przez ZUS do sporządzania deklaracji ZUS, nie posiada opcji wydruku rocznego RMUA. Można takie druki przygotować ręcznie, na druku zaproponowanym przez ZUS, ale dla dużych firm jest to pracochłonny obowiązek. Roczne RMUA można przygotować w inny sposób, np. jako wydruk z programu kadrowo-płacowego, jednak nie wszystkie programy kadrowo-płacowe, są przygotowane do znowelizowanych przepisów.

Program kadrowo-płacowy Comarch ERP Optima, który wykorzystujemy w Mac Payroll do obsługi kadrowo-płacowej większości naszych klientów, jest przygotowany do sporządzenia rocznych RMUA i zapewnia spełnienie ustawowego obowiązku przygotowania rocznych RMUA dla pracowników naszych klientów.

UWAGA! W firmach, gdzie nadal nie podjęto decyzji, w jaki sposób spełnić nowy ustawowy obowiązek dotyczący RMUA, jest możliwość postąpienia zgodnie z komunikatem ZUS z 13 listopada 2012 roku, w którym czytamy:

• Zarówno informacja roczna, jak i miesięczna, muszą zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego.
• Informacja dla osoby ubezpieczonej może być przekazana w innej formie niż na formularzu ZUS RMUA (np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wyżej wymienione warunki). Najważniejsze by zakres danych był zgodny z wymogami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Płatnik składek ma obowiązek przekazać tę informację ubezpieczonym raz w roku do 28 lutego, za rok poprzedni, w celu weryfikacji. Dane muszą być przedstawione w podziale na poszczególne miesiące.
• Jeżeli płatnik składek na bieżąco, co miesiąc, przekazuje ubezpieczonym informacje o danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (z uwzględnieniem korekt), nie musi dodatkowo przekazywać rocznej informacji. Jednak gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją udostępnić.
• Można także skorzystać z obecnie obowiązującej wersji programu PŁATNIK i wydrukować (lub przekazać w formie dokumentu elektronicznego) dane miesięczne za okres styczeń - grudzień 2012 r.
• Można również przekazać informację w innej formie, jeżeli będą spełnione wymogi co do zakresu informacji, jakie powinny być przekazane ubezpieczonemu.

źródło: e-inspektorat.zus.pl

Ważne! Jeśli za rok 2012 były przekazywane miesięczne RMUA, to zgodnie z komunikatem ZUS z 13 listopada 2012roku, nie ma już obowiązku przekazywania rocznych RMUA. W tym przypadku roczne RMUA za 2012 rok, są wydawane tylko na wniosek pracownika.

Płatnicy, którzy przekazywali miesięczne RMUA, powinni zweryfikować, czy w przypadku korekt deklaracji rozliczeniowych za 2012 rok, były przekazywane ubezpieczonym raporty dotyczące skorygowanych danych. Jeśli nie były przekazywane, to należy jak najszybciej przekazać raporty RMUA ubezpieczonym, których raporty były korygowane.

Ponadto Płatnicy, którzy nie przekazywali miesięcznych RMUA ubezpieczonym, a którzy zdecydują się na przygotowanie rocznych RMUA przy pomocy programów kadrowo-płacowych, powinni sprawdzić, czy korekty ZUS przygotowane w Płatniku ZUS, mają odzwierciedlenie w programie kadrowo-płacowym. W praktyce niestety często się zdarza, że w przypadku konieczności przygotowania korekty, zostaje skorygowana deklaracja ZUS w Płatniku, a wartości w programie kadrowo-płacowym pozostają bez zmian.  Należy pamiętać o tym, że roczne RMUA to raporty na podstawie deklaracji przekazanych do ZUS, w tym deklaracji korygujących, więc należałaby odtworzyć korekty w programie kadrowo-płacowym, aby raporty RMUA były prawidłowe. Można także zdecydować się na ręczne przygotowanie rocznych RMUA, na podstawie deklaracji z Płatnika ZUS, przynajmniej dla osób, dla których były przygotowane korekty raportów ZUS.

Jest to żmudny obowiązek, ale pamiętajmy o tym, że następne roczne RMUA będą przygotowywane dopiero w 2014 roku i przekazywane ubezpieczonym do 28 lutego 2014 roku, czyli w tym terminie przekazania PIT-11.

podstawa prawna:

•  art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz. U. nr 137 poz. 887 z późn. zm.)
• art. 24 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz. U. Nr 232, poz. 1378)