Nie wystarczy podpis elektroniczny, aby podpisać deklaracje PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11
Odpowiedzi udzieliła: Renata Guza
Nie wystarczy podpis elektroniczny, aby podpisać deklaracje PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11. Potrzebne jest jeszcze pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pełnomocnictwo musi zostać złożone we właściwym urzędzie skarbowym, na specjalnym druku UPL-1.
W poprzednich latach, aby podpisać deklaracje w formie papierowej, wystarczyło złożyć do urzędu skarbowego pełnomocnictwo na zwykłej kartce. Nie był wymagany specjalny druk.
Obecnie, aby spełnić ustawowy obowiązek i móc podpisać deklaracje bezpiecznym podpisem oraz wysłać je elektronicznie, niezbędne jest pełnomocnictwo na druku UPL-1. Jeśli pełnomocnictwo jest składane od 1 stycznia 2015 roku, to należy przygotować pełnomocnictwo w wersji 4 druku UPL-1. Nadal zdarza się przyjmowanie w urzędach skarbowych druków w wersji 3, to wynika to z niekompetencji pracowników urzędów skarbowych. Otrzymaliśmy informację od pracownika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego, że takie pełnomocnictwo nie będzie uwzględniane, a próba wysyłki deklaracji zakończy się niepowodzeniem.
Gdzie składamy pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo na druku UPL-1, należy złożyć w urzędzie skarbowym, właściwym dla danego podmiotu. Można przyjąć, że jest to urząd skarbowy, w którym będzie składany PIT-4R. Nie ma znaczenia to, że PIT-11 będą składane do różnych urzędów skarbowych w całej Polsce.
Kogo można upoważnić do podpisywania deklaracji, składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej?
Zazwyczaj upoważnia się tę samą osobę, która podpisywała PIT-4R i PIT-11 w poprzednim roku. Często jest to prezes zarządu, członek zarządu, prokurent, dyrektor finansowy, główny księgowy, dyrektor personalny, specjalista ds. kadr i płac. Może to być także inna osoba, jeśli jest uzasadnienie, aby ją upoważnić do podpisywania deklaracji. Należy pamiętać o tym, że podpisując deklarację potwierdza się właściwe obliczenie i pobór podatku oraz terminową wpłatę podatku.
Jakie dane identyfikacyjne należy podać w pełnomocnictwie?
Należy podać nazwisko i imię pełnomocnika oraz jego PESEL. Jeśli pełnomocnikiem jest osoba prowadząca działalność gospodarczą polegającą m.in. na obliczaniu podatku, zamiast identyfikatora PESEL należy wpisać NIP.
Jaki podać adres do doręczeń?
Pod podany adres do doręczeń będzie kierowana korespondencja. Można tu podać adres firmy, w imieniu której pełnomocnik będzie podpisywał deklaracje.
Czy podawać dane kontaktowe?
Sugerujemy podawać dane kontaktowe, mimo że nie jest to obowiązkowe. Podanie danych kontaktowych, pozwoli na szybki kontakt przez urzędnika administracji skarbowej, w przypadku gdy będą jakieś błędy lub braki w dokumencie. Dane które można podać, to numer telefonu, numer faksu oraz adres e-mail.
Na jaki okres udzielić pełnomocnictwa?
Pełnomocnictwo można udzielić na określony czas. Jeśli się na to zdecydujemy: należy wpisać okres obowiązywania pełnomocnictwa od…….do….. Jeśli data do…….. nie zostanie uzupełniona, pełnomocnictwo będzie obowiązywać bezterminowo.
Czy pełnomocnictwo można cofnąć?
Niezależnie od tego, czy pełnomocnictwo zostanie udzielone na czas określony, czy bezterminowo, pełnomocnictwo będzie można odwołać. Do odwołania pełnomocnictwa służy druk OPL-1.
Kto podpisuje pełnomocnictwo?
Pełnomocnictwo musi bezwzględnie zostać podpisane przez osobę lub osoby wskazane w KRS. Jeśli w KRS jest wskazane, że dwie lub kilka osób reprezentują spółkę łącznie, to każda z tych osób musi podpisać druk UPL-1. Otrzymaliśmy informację z Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego, że będzie to dokładnie sprawdzane. Upoważnienia podpisane niezgodnie z KRS, będą odrzucane.
A co jeśli deklaracje PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11 będzie podpisywał prezes? Czy tu jest konieczne pełnomocnictwo?
Aby prezes mógł podpisywać deklaracje składane w formie elektronicznej, musi sam siebie wskazać w UPL-1 oraz podpisać pełnomocnictwo.
Czy za pełnomocnictwo należy wnieść opłatę skarbową?
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest zwolnione z opłaty skarbowej.
Czy w dniu złożenia pełnomocnictwa będzie już można wysyłać deklaracje drogą elektroniczną?
Pełnomocnictwo musi zostać zarejestrowane przez urząd skarbowy w wewnętrznym systemie. Wg informacji z dnia 8 stycznia 2015 roku, udzielonej przez pracownika Działu Identyfikacji i Rejestracji Podatkowej Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego: pełnomocnictwo jest rejestrowane w ciągu 2 dni roboczych. Wcześniejsza wysyłka nie będzie możliwa, a deklaracja „odbije się od bramki”.
Załączniki:
