Raport kasowy - praktyczne porady i wzór dokumentu
Obrót gotówkowy praktykowany jest w większości firm - jest podstawą sprzedaży w firmach handlowych czy usługowych natomiast w firmach o innym profilu działalności funkcjonuje, aby realizować drobne zamówienia, zlecenia usług doraźnych itp.
Pomimo jego powszechności, w Ustawie o rachunkowości nie ma w zasadzie żadnych regulacji dotyczących raportu kasowego, poza ogólnie przyjętymi regułami bieżącego księgowania operacji gotówkowych.
Wytyczne dotyczące prowadzenia kasy firmowej powinny znaleźć się w polityce rachunkowości przyjętej przez firmę, a obejmować powinny określenie obowiązków pracownika prowadzącego kasę firmową (dalej „kasjera”), sposób przechowywania gotówki i jej zabezpieczenia, minimalną rezerwę a także częstotliwość składania raportów kasowych.
Wszelkie operacje powinny być wykonywane na podstawie ważnych dokumentów księgowych, czyli takich które spełniają poniższe kryteria:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Częstotliwość składania raportów kasowych zależy w głównej mierze od przedmiotu działalności – firmy handlowe powinny go sporządzać codziennie po zamknięciu dnia, natomiast firmy usługowe, które realizują pojedyncze operacje kasowe mogą to robić rzadziej – raz na tydzień, raz w miesiącu.
Część operacji będzie dokumentowana za pośrednictwem druczków Kasa Przyjmie (KP) lub Kasa Wyda (KW). Dokumenty te, aby były zatwierdzone, powinny zawierać dane przedstawione w tabeli odpowiednio dla każdego z druków:
|
KP |
KW |
|
|
Dokumenty KP i KW określane są w nomenklaturze rachunkowej jako dowody zastępcze, wykazuje się je w Raporcie kasowym tak samo jak dokumenty źródłowe.
Raport kasowy powinien być prowadzony na bieżąco, operacje powinny być szeregowane chronologicznie, zawierać datę, szczegółowy opis operacji, pełną nazwę podmiotu lub osoby która dokonała wpłaty, lub na czyjej rzecz została dokonana wypłata, kwotę oraz numer i pozycję wpisu. Raport finalnie powinien zostać opatrzony podpisem kasjera, opcjonalnie podpisem weryfikatora zatwierdzającego dokument i zgodność stanu środków.
[i] Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości1), Art. 21. 1. (z późniejszymi zmianami.)
Przykładowo wypełniony wzór Raportu Kasowego
Raport kasowy - dokument do pobrania
Zachęcamy do korzystania z załączonego wzoru w swojej działalności.
